Mailcase
Privacy policy
Last updated: 10 November 2026 · Versão portuguesa
Who we are
Mailcase is provided by Hugo Velez Ribeiro, Unip., Lda., trading as HVR Business Consulting, Avenida da Boa Esperança 4, Parque das Nações, 1990-305 Lisbon, Portugal ("we"). Contact: info@hvr.pt.
Your emails and files never reach us
Mailcase runs inside Outlook. When you file an email, the add-in reads it and writes the email, the PDF copy and the attachments directly to your organisation's OneDrive or SharePoint through Microsoft Graph, using your own Microsoft 365 permissions. The content of emails and files is never sent to, processed by or stored on our servers.
What we do collect
| Data | Why | Kept for |
|---|---|---|
| Your organisation's Microsoft tenant ID and email domain | To run the free trial and the subscription for your organisation | While the organisation uses Mailcase, then 12 months |
| Your Microsoft user ID, name, work email, first and last use, and the number of emails you filed | To count users for billing and to give you support | While the organisation uses Mailcase, then 12 months |
| What you send through the trial form on our website (name, email, company, number of users, message) | To answer you and set up your trial | 24 months after our last contact |
| Billing details, when you subscribe | To charge the subscription and issue invoices | As required by Portuguese tax law (10 years) |
Your folder settings and the "this sender goes to that folder" suggestions are stored in your own Outlook settings and in a small file (_arquiva.json) inside your own client folder, not on our servers.
Legal basis
We process this data to perform our contract with your organisation (art. 6(1)(b) GDPR), to meet legal obligations such as invoicing (art. 6(1)(c)), and, for trial requests, to take steps you asked for before a contract (art. 6(1)(b)).
Service providers
| Provider | Role | Location |
|---|---|---|
| Microsoft | Sign-in (Microsoft Entra ID) and your Microsoft 365 storage | Your organisation's Microsoft 365 region |
| Supabase | Licence and trial-request database | European Union (Paris) |
| Vercel | Hosting of the add-in's web pages (no personal data stored) | Global edge network |
| Stripe | Payments, once you subscribe | EU and United States, under Standard Contractual Clauses |
We do not sell personal data and we do not use it for advertising.
Your rights
You can ask to access, correct, delete or export your data, or object to its use, by writing to info@hvr.pt. We reply within 30 days. You can also complain to the Portuguese data protection authority, the CNPD (cnpd.pt).
Removing Mailcase
An administrator can remove the add-in in the Microsoft 365 admin center and revoke its permissions in Microsoft Entra ID at any time. Everything already filed stays in your folders.
Política de privacidade
Última atualização: 10 de novembro de 2026
Quem somos
O Mailcase é fornecido pela Hugo Velez Ribeiro, Unip., Lda. (HVR Business Consulting), Av. da Boa Esperança 4, Parque das Nações, 1990-305 Lisboa, Portugal. Contacto: info@hvr.pt.
Os seus emails e ficheiros nunca chegam até nós
O Mailcase funciona dentro do Outlook. Ao arquivar um email, o suplemento lê-o e grava o email, a cópia em PDF e os anexos diretamente no OneDrive ou SharePoint da sua organização, através do Microsoft Graph e com as permissões do próprio utilizador. O conteúdo dos emails e ficheiros nunca é enviado, tratado ou guardado nos nossos servidores.
O que recolhemos
- Identificador da organização no Microsoft 365 e domínio de email — para gerir o teste e a subscrição. Guardado enquanto a organização usar o Mailcase e mais 12 meses.
- Identificador Microsoft do utilizador, nome, email profissional, primeira e última utilização e número de emails arquivados — para contar utilizadores e dar suporte. Mesmo prazo.
- Dados do formulário de teste no site — para responder e preparar o teste. Guardados 24 meses após o último contacto.
- Dados de faturação, quando subscreve — pelo prazo legal de 10 anos.
As definições de pastas e as sugestões ficam nas definições do Outlook do utilizador e num pequeno ficheiro (_arquiva.json) na pasta de clientes da própria organização.
Fundamento
Execução do contrato (art. 6.º, n.º 1, al. b) do RGPD), obrigações legais como a faturação (al. c)) e diligências pré-contratuais a seu pedido (al. b)).
Prestadores
Microsoft (início de sessão e armazenamento), Supabase (base de dados de licenças, UE – Paris), Vercel (alojamento das páginas, sem dados pessoais) e Stripe (pagamentos). Não vendemos dados nem os usamos para publicidade.
Os seus direitos
Acesso, retificação, apagamento, portabilidade e oposição através de info@hvr.pt, com resposta em 30 dias. Pode também apresentar reclamação à CNPD (cnpd.pt).